Văn phòng di động. Ứng dụng di động giúp công việc hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian cho Quý khách.

Nếu Quý khách không chỉ dùng điện thoại thông minh để gọi điện, nhắn tin, chơi game hay lướt Facebook, thì gần như chắc chắn Quý khách dùng ít nhất một ứng dụng biến điện thoại thành chiếc máy tính nhỏ như có phép màu. Nếu một phần công việc của Quý khách là giao tiếp với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và những người tương tự, hẳn Quý khách đã từng phải gấp rút tìm nội dung một email, một con số trong bảng tính hay tên một bản trình chiếu. Tuy nhiên, nếu Quý khách không ngồi ngay cạnh máy tính ở cơ quan, việc này có thể là vấn đề. Các ứng dụng thông minh có thể giúp Quý khách tránh những tình huống căng thẳng xảy ra trước khi đến được máy tính: chúng biến điện thoại thành phần mở rộng của máy tính, để Quý khách luôn truy cập được dữ liệu quan trọng.

Một ưu điểm lớn của các ứng dụng này là Quý khách có thể dùng chúng trên điện thoại và máy tính cùng lúc. Quý khách chỉ cần tạo một tài khoản, và cùng một dữ liệu được chia sẻ trên mọi thiết bị. Vì vậy, dù Quý khách đang ở văn phòng hay vừa nhảy lên xe điện, Quý khách vẫn dễ dàng truy cập email, bảng tính hay ghi chú ở bất cứ đâu. Quý khách chỉ cần kết nối internet.

Dưới đây là phần giới thiệu các ứng dụng đã được thử nghiệm, giúp Quý khách biến điện thoại thành phiên bản máy tính thu nhỏ. Giống hầu hết các ứng dụng khác, chúng có phiên bản miễn phí và phiên bản trả phí. Nếu Quý khách định dùng chúng như phần mềm bổ trợ, các phiên bản rút gọn có lẽ là đủ. Nếu muốn dựa vào những trợ thủ này để quản lý công việc, hãy nâng cấp tài khoản lên phiên bản trả phí.

Ứng dụng email

Hầu như ai cũng dùng email trong công việc, và ngoài công việc thì gần như mọi người dùng internet đều có tài khoản email. Không cần giới thiệu chức năng của nó. Vì quá phổ biến, nên việc truy cập email công việc từ nơi khác ngoài máy tính ở cơ quan hiện đã là chuyện bình thường. Có rất nhiều ứng dụng email, tức là các chương trình để nhận, quản lý và gửi email, dành cho cả người dùng Windows lẫn iOS. 

Có lẽ nổi tiếng nhất, không chỉ vì số lượng người dùng Windows, là ứng dụng thuộc bộ Microsoft Office, Outlook. Ứng dụng có thể dùng không chỉ trên Windows mà cả trên iOS, ở cả phiên bản máy tính lẫn phiên bản di động.

Apple đã phát triển ứng dụng thư riêng cho người dùng của mình, ứng dụng Mail (Pošta). Quý khách có thể dùng miễn phí trên cả máy tính lẫn điện thoại. Phiên bản máy tính tất nhiên có nhiều tính năng hơn, nhưng phiên bản di động cũng đủ cho việc trao đổi email đầy đủ.

Tài liệu, bảng tính và bản trình chiếu luôn trong tầm tay

Đã nhắc đến MS Office, chúng ta hãy xem kỹ hơn các chương trình khác trong bộ phần mềm này của Microsoft. Microsoft cũng đã tạo phiên bản di động cho các chương trình phổ biến của mình, nên Quý khách có thể xem và chỉnh sửa tài liệu, bảng tính và bản trình chiếu không chỉ từ máy tính để bàn mà cả từ điện thoại thông minh. Chúng một lần nữa tương thích với cả Android lẫn iOS, và danh mục gồm các phiên bản di động của Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook đã nhắc ở trên, cũng như OneNote, rất tuyệt để ghi chú và lập đủ loại danh sách việc cần làm.

MẸO: Hãy đọc bài viết Internet cố định cho ngôi nhà của Quý khách để có đầy đủ thông tin về chủ đề này.

Đối với người dùng iOS, Apple cung cấp các lựa chọn thay thế miễn phí gồm Pages (tài liệu), Numbers (bảng tính), Keynote (bản trình chiếu), Notes/Reminders, cũng có sẵn ở phiên bản di động.

Để viết, chỉnh sửa và chia sẻ ghi chú, sắp xếp dự án và tạo danh sách việc cần làm, chương trình được ưa chuộng Evernote sẽ phục vụ Quý khách rất tốt. Một khi đã dùng, rất có thể Quý khách sẽ không bao giờ quay lại với các sổ tay khác. Ghi chú có thể dễ dàng nhóm vào các sổ tay, nhờ đó mỗi dự án được lưu riêng. Nếu một dự án gồm các dự án con nhỏ hơn, Quý khách có thể gộp các ghi chú lại hoặc tách ra khi dự án kết thúc. Quý khách có thể chèn hình ảnh, tài liệu hoặc cả giọng nói đã ghi âm vào từng ghi chú, nên lúc nào Quý khách cũng có mọi thứ trong tầm tay ở một nơi.

Nếu muốn giữ mọi thứ ngăn nắp, tận dụng tối đa thời gian làm việc và không quên điều gì, hãy tự động hóa công việc bằng sổ tay và lập danh sách việc cần làm. Quý khách sẽ thấy cách sắp xếp công việc này giúp hoạt động sáng tạo hiệu quả hơn nhiều như thế nào.

Lên đám mây

Đám mây có thể cứu Quý khách khi xử lý nhiều công việc. Thời mà Quý khách phải dùng tệp đính kèm email để sao lưu bảng tính hoặc chia sẻ giữa các thiết bị hay người dùng đã qua lâu rồi. Gửi tài liệu qua email nay là giải pháp khá lỗi thời, và nếu Quý khách học cách làm việc đúng với kho lưu trữ ảo, Quý khách sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức. Ngoài việc dễ dàng tìm thấy các tệp đã lưu hầu như ở bất cứ đâu, ưu điểm không thể phủ nhận là Quý khách có thể chia sẻ chúng với bất kỳ ai và, nếu cấp quyền phù hợp, họ có thể chỉnh sửa tài liệu từ xa theo thời gian thực và thực hiện các thay đổi cần thiết.

Một trong những giải pháp đám mây thân thiện với người dùng nhất có lẽ là Dropbox. Nếu Quý khách muốn chắc chắn truy cập được tài liệu từ mọi nơi, chỉ cần máy tính, điện thoại hoặc máy tính bảng và kết nối internet, hãy tải ứng dụng này. Dropbox là dịch vụ lưu trữ đám mây hoạt động như một thư mục thông thường trên thiết bị của Quý khách. Vì vậy cách điều khiển rất trực quan và rõ ràng. Nếu Quý khách đang ngoại tuyến, không cần lo các thay đổi chưa được lưu: chúng chỉ chờ cho đến khi Quý khách kết nối rồi tự tải lên internet. Do bản chất của nó, Dropbox không đòi hỏi cao khi sử dụng và Quý khách không cần lo sẽ mất nhiều thời gian để làm quen. Quý khách có thể chia sẻ tài liệu với bất kỳ ai bằng liên kết được tạo ra, và cũng có thể chia sẻ cả thư mục, với tùy chọn cấp quyền chỉnh sửa cho người dùng khác.

Nói đến lưu trữ đám mây, chắc chắn không thể bỏ qua giải pháp rất phổ biến của Google. Nhờ các ứng dụng của Google, Quý khách có thể lưu các tệp nhiều định dạng lên ổ đĩa ảo, chỉnh sửa và chia sẻ chúng với người dùng khác. Ngoài lưu trữ (Drive), Google còn cho phép tạo Docs, Sheets và Slides. Và với ứng dụng Photos, Quý khách cũng có thể có thư viện ảnh riêng trong thế giới ảo, được chia sẻ trên tất cả thiết bị.

Hãy dùng internet ÚVT nhanh và đáng tin cậy ở nhà cũng như tại văn phòng.

Cập nhật ngày 5 tháng 3 năm 2024