Kancelář na cestách. Mobilní aplikace, které zefektivní vaši práci a ušetří vám čas.

Pokud svůj smartphone nepoužíváte pouze pro volání a posílání sms, hraní her či scrollování na Facebooku, pak určitě využíváte minimálně jednu z aplikací, které váš telefon jako mávnutím proutku promění na malý počítač. Je-li součástí vaší práce i komunikace se zákazníky, klienty, dodavateli a podobně, už se vám určitě někdy stalo, že jste museli neodkladně dohledat obsah jednoho konkrétního emailu, najít hodnotu v tabulce nebo název prezentace. Pokud se ovšem nenacházíte právě u svého pracovního počítače, může nastat problém. Předejít stresovým stavům, které nastávají předtím, než se k němu dostanete, vám pomohou chytré aplikace, které udělají z vašeho telefonu prodlouženou ruku počítače, a vy tak budete mít k důležitým datům přístup nepřetržitě.

Velkou výhodou těchto aplikací je možnost používání současně jak v telefonu, tak i v počítači. Stačí si tak založit pouze jeden účet a stejná data budete mít sdílena mezi všemi používanými zařízeními. Nezáleží tedy, zda jste zrovna v kanceláři, nebo jste před pár minutami naskočili do tramvaje. Ke svým emailům, tabulkám či poznámkám se dostanete snadno, ať už jste kdekoliv. Stačí být připojeni k internetu.

Níže najdete přehlídku otestovaných aplikací, které vám pomůžou přeměnit váš telefon na miniverzi počítače. Jako většina jiných aplikací fungují i tyto ve verzích free a premium. Pokud je plánujete používat jako doplňkový software, pak pro vás pravděpodobně ořezané verze budou dostačující. Pokud chcete na těchto pomocnících založit svůj work management, pak svůj účet upgradujte na prémiovou verzi.

Emailový klient

Email ve své práci využívá téměř každý a mimo zaměstnání mají svůj emailový účet založený snad všichni uživatelé internetu. Jeho funkci tedy není třeba představovat. Díky jeho rozšířenosti je již standardní, že se ke svému pracovnímu emailu připojíte i odjinud než ze svého pracovního počítače. Emailových klientů, čili programů, které lze pro příjem, správu a odesílání emailů používat, je široká škála jak pro uživatele Windows, tak pro iOS. 

Pravděpodobně nejznámějším je, nejen z důvodu počtu uživatelů OS Windows, aplikace z kancelářského balíku Microsoft Office – Outlook. Ten je možné používat nejen na Windowsech ale i na iOS, a to jak počítačovou, tak i mobilní verzi.

Pro své uživatele vyvinul Apple vlastního poštovního klienta – aplikaci Mail (Pošta). Zdarma ho můžete používat jak v počítači, tak i v telefonu. Nabídka funkcí je u počítačové verze přirozeně rozšířenější, ale i mobilní verze je dostačující k plnohodnotné emailové komunikaci.

Dokumenty, tabulky a prezentace budete mít vždy po ruce

Když už jsme naťukli MS Office, nakoukneme pod pokličku dalším programům z tohoto balíčku od Microsoft. Ten na mobilní verze oblíbených programů pamatoval, a tak si i dokumenty, tabulky či prezentace můžete prohlížet a editovat nejen ze stolního počítače, ale i ze svého smartphonu. Kompatibilní jsou opět jak s Androidem, tak i s iOS a v nabídce naleznete mobilní verze Microsoft Word, Excel, PowerPoint, zmiňovaný Outlook, ale i OneNote, který skvěle poslouží při psaní poznámek či nejrůznějších to-do listů.

Pro uživatele iOS má Apple k dispozici neplacené alternativy ve formě Pages (dokumenty), Numbers (tabulky), Keynote (prezentace), Poznámky/Připomínky, opět dostupné i v mobilní verzi.

K psaní, editování či sdílení poznámek, organizaci projektů a tvorbě to-do listů vám perfektně poslouží oblíbený program Evernote. Pokud si zažijete práci s ním, dost možná už se nikdy k jiným poznámkovým blokům nevrátíte. Poznámky lze jednoduše sdružovat do poznámkových bloků a každý projekt tak mít roztříděný zvlášť. Pokud je navíc jeden projekt složen z dílčích projektů, je možné poznámky seskupovat či po jeho skončení zpátky rozdělovat. Do každé poznámky můžete vložit obrázky, dokumenty nebo třeba mluvené slovo, takže budete mít vše vždy při ruce a na jednom místě.

Pokud chcete mít ve věcech pořádek, využít svůj pracovní čas naplno, a přitom na nic nezapomenout, zautomatizujte si práci s poznámkovými bloky a tvořte to-do listy. Uvidíte, jak moc vám tato organizace práce pomůže ve zefektivnění vašich tvůrčích činností.

Šup s tím na cloud

Cloud vás dokáže spasit při řešení mnoha pracovních úkolů. Už dávno odzvonilo dobám, kdy jste pro zálohování tabulek nebo jejich sdílení mezi zařízeními či uživateli, museli využívat službu přílohy odchozí pošty. Posílání si dokumentů na email je už značně archaické řešení a pokud se správně naučíte pracovat s virtuálním úložištěm, ušetří vám to spoustu času a námahy. Nepopiratelnou výhodou je, kromě snadného dohledání uložených souborů prakticky odkudkoliv, i fakt, že je můžete sdílet s kýmkoliv chcete a udělíte-li mu patřičná práva, může dokumenty na dálku v reálném čase upravovat a zanášet do nich potřebné změny.

Jedním z nejvíce user-friendly cloudových řešení je pravděpodobně Dropbox. Pokud chcete mít jistotu, že se ke svým dokumentům dostanete odkudkoliv a stačí vám k tomu pouze počítač, telefon či tablet a internetové připojení, pak si tuto aplikaci stáhněte. Dropbox je cloudové úložiště, které se ve vašem zařízení chová jako standardní složka. Jeho ovládání je tak velmi intuitivní a přehledné. Jste-li offline, nemusíte se bát, že se vámi provedené změny neuložily – jen počkají, až se připojíte, a pak se na internet samy nahrají. Díky svému charakteru není Dropbox náročný na ovládání a vy se nemusíte bát, že nějaký čas potrvá, než se spolu sžijete. Dokumenty můžete sdílet s kýmkoliv chcete pomocí vygenerovaného odkazu a sdílet můžete i celé složky s možností udělení práv k úpravám jiným uživatelům.

Co se cloudových úložišť týče, nemůžeme rozhodně opomenout ani velmi oblíbené řešení od Google. Díky nabízeným aplikacím můžete na virtuální disk ukládat soubory různých formátů, upravovat je a sdílet s dalšími uživateli. Kromě úložiště (Disk), nabízí Google i možnost tvorby Dokumentů, Tabulek a Prezentací. A díky aplikaci Fotky můžete mít ve virtuálním světe i vlastní fotogalerii sdílenou mezi všemi zařízeními.

Zdroj fotografií: Unsplash

Rychlý a spolehlivý internet na doma i do kanceláře zajistí například UVT.

Kancelář na cestách. Mobilní aplikace, které zefektivní vaši práci a ušetří vám čas.